A medida que la tecnología se incorpora en los sistemas de producción de las empresas, se vuelve indispensable también en los procesos de control, organización y, en este caso, gestión de contratos. Para ello, compañías especializadas han creado plataformas web que permiten tener un control de la información precisa que contienen los acuerdos entre las partes.
“Por lo general, el ingeniero que gestiona el contrato guardaba la información en un archivo al interior de las oficinas de la empresa. Si surgía un contratiempo y se necesitaban los datos, no era posible obtenerlos de forma rápida. O incluso, si esta persona no se encontraba, surgía la pregunta: ¿dónde está lo que requerimos?”, explica Cristian Becerra, gerente general de Consultis, firma que desarrolló una aplicación (Contractis MC) para organizar los datos del contrato de forma digitalizada, simplificando el trabajo y ahorrando tiempo al administrador del acuerdo.
A través de la digitalización de estos documentos es posible disponer y realizar licitaciones, pagos, gastos proyectados, presupuesto operativo, evaluación de proveedores, junto con manejar documentación centralizada, hitos del cierre de contrato y evaluaciones, entre otras tareas.
Se trata de un mercado en desarrollo,donde se está viendo “la adopción de soluciones de almacenamiento en la nube”, dice el jefe de Marketing y Comunicaciones de Informat, Juan Pablo Orellana. Además, explica que al ser digitales ofrecen una mayor seguridad de los datos de la empresa frente a la pérdida de documentos o al deterioro de los espacios físicos donde se guardaban.
En el caso de Informat, la empresa cuenta con un software -llamado iProperty- dirigido al sector inmobiliario, que permite y facilita la gestión de contratos comerciales, considerando en detalle todos los gastos que un arrendatario tiene el deber de pagar para posteriormente generar una propuesta de facturación.
Desafíos La digitalización ha ido ganando espacio en industrias de tipo masivo, como, por ejemplo, la industria financiera, el retail y la prestación de servicios básicos. Y seguirá desarrollándose en empresas que poseen grandes volúmenes de contratos estandarizados.
Pero aquí entra un tema complejo: la ciberseguridad. “Esta área es particularmente sensible, a raíz de los eventos de ciberataques y las filtraciones de datos
bancarios de las últimas semanas. Todo depende del tratamiento que den las empresas de los datos personales de sus clientes”, afirma el líder del Área Legal de EY Chile, Pedro Gutiérrez.
Para el ejecutivo, esto no es sólo un tema normativo. “Requiere de un trabajo técnico importante en materia de seguridad y protocolos, políticas y procedimientos fuertes, conocidos al interior de la empresa y transparentes respecto a los clientes, en lo que dice relación con privacidad de datos”, agrega.
